Entrepôts & Gestion des Stocks
Téléchargez l'application Tontiin pour accéder à la fois à l'épargne traditionnelle et aux services financiers modernes.
Module 09 — Entrepôts & Gestion des Stocks
Audience : Agents Customer Success & Commerciaux
Objectif : Expliquer le fonctionnement des entrepôts dans SmartSell, comment gérer le stock central, transférer du stock vers les succursales et effectuer des réinitialisations de stock.
1. Qu'est-ce qu'un Entrepôt dans SmartSell ?
Un Entrepôt est un point de stockage central — distinct des succursales. Il est utilisé par les commerces qui reçoivent du stock en gros à un emplacement et le distribuent ensuite vers plusieurs succursales (boutiques).
Différences clés entre un Entrepôt et une Succursale :
| Succursale | Entrepôt | |
|---|---|---|
| Objectif | Où se font les ventes (POS) | Où le stock est centralisé |
| Apparaît dans | Écran de Détail du Commerce | Tableau de bord (aux côtés des commerces) |
| A un POS ? | Oui | Non |
| Lié à | Un commerce spécifique | Peut servir plusieurs commerces |
Exemple : Un distributeur reçoit 500 unités d'huile de cuisson dans son dépôt principal (entrepôt) et distribue 100 unités à chacune de ses cinq succursales de vente. L'entrepôt suit les 200 unités restantes.
Tous les commerces n'ont pas besoin d'un entrepôt. Les petits commerces à un seul emplacement peuvent gérer leur stock entièrement au niveau de la succursale.
2. Accéder aux Entrepôts
Les entrepôts apparaissent sur le Tableau de bord sous forme de cartes séparées aux côtés des cartes de commerce.
Chaque carte d'entrepôt affiche :
- Nom de l'entrepôt
- Badge Entrepôt Principal (s'il s'agit de l'entrepôt principal)
- Code de l'entrepôt
- Nombre d'articles en stock
- Valeur totale du stock
- Localisation (ville, pays)
Appuyer sur une carte d'entrepôt pour ouvrir l'Écran de Détail de l'Entrepôt.
3. Écran de Détail de l'Entrepôt
L'Écran de Détail de l'Entrepôt affiche tout le stock détenu dans cet entrepôt :
Pour chaque produit :
- Nom du produit
- SKU
- Quantité actuelle dans l'entrepôt
- Point de réapprovisionnement
- Coût unitaire
- Valeur totale (quantité × coût unitaire)
4. Ajouter du Stock à un Entrepôt
Le stock est ajouté à un entrepôt depuis le portail web, où les managers peuvent enregistrer les entrées de stock provenant des fournisseurs.
Sur mobile, le détail de l'entrepôt est principalement utilisé pour consulter les niveaux de stock actuels et accéder aux réinitialisations de stock.
5. Transférer du Stock de l'Entrepôt vers une Succursale
Les transferts de stock de l'entrepôt vers une succursale sont gérés depuis le portail web.
Le processus de transfert :
1. Se connecter au portail web
2. Naviguer vers Stock → Entrepôt → sélectionner l'entrepôt
3. Initier un Transfert
4. Sélectionner la succursale de destination
5. Sélectionner les produits et quantités à transférer
6. Confirmer le transfert
Une fois confirmé, la quantité de l'entrepôt diminue et le stock de la succursale augmente du montant transféré. Un enregistrement de mouvement de stock est créé des deux côtés.
Note Agent : Quand vous aidez un client qui dit « j'ai envoyé du stock à ma boutique mais ça n'apparaît pas », demandez :
1. Le transfert a-t-il été confirmé dans le portail web ?
2. L'application mobile a-t-elle été actualisée (glisser vers le bas pour rafraîchir l'écran concerné) ?
3. La bonne succursale a-t-elle été sélectionnée comme destination ?
6. Mouvements de Stock
Chaque changement de stock — qu'il provienne d'une vente, d'un transfert, d'un ajout manuel ou d'un ajustement — génère un enregistrement de mouvement de stock.
Accéder aux mouvements de stock depuis l'Écran de Détail du Commerce → Mouvements de Stock.
Chaque enregistrement de mouvement affiche :
- Nom du produit
- Type de mouvement (code couleur) :
- Vert = Entrée (stock ajouté)
- Rouge = Sortie (stock déduit via vente ou transfert)
- Variation de quantité (+/-)
- Stock avant le mouvement
- Stock après le mouvement
- Motif ou notes
- Numéro de référence et type
- Date et heure
- Employé ayant enregistré le mouvement
Filtres :
- Sélecteur de succursale
- Type de mouvement
- Recherche par nom de produit ou SKU
Cas d'usage : Un manager constate que le compte de stock d'un produit est inférieur à ce qu'il devrait être. Il ouvre les Mouvements de Stock, filtre par ce produit, et retrace chaque changement pour trouver l'écart.
7. Réinitialisation de Stock
Une Réinitialisation de Stock est utilisée lorsque le comptage physique du stock ne correspond pas au comptage système et que le manager souhaite tout corriger en une fois. C'est une action irréversible — elle met les niveaux de stock à zéro (ou à un comptage spécifié) et crée une nouvelle base de référence.
Attention : Une réinitialisation de stock ne peut pas être annulée. Ne l'utilisez que lorsqu'un recomptage complet a été effectué et que les chiffres actuels du système sont confirmés comme incorrects.
Comment effectuer une réinitialisation de stock (Succursale) :
Depuis l'Écran de Détail du Commerce, naviguer vers Gérer le Stock, puis chercher l'option de réinitialisation de stock, ou y accéder directement via le menu du commerce.
- Sélectionner la succursale à réinitialiser (obligatoire)
- Saisir un motif (obligatoire — ex. « Inventaire annuel de réconciliation »)
- Ajouter des notes (optionnel)
- Appuyer sur Réinitialiser
- Une alerte de confirmation apparaît : « Êtes-vous sûr de vouloir réinitialiser le stock pour [Nom de la Succursale] ? »
- Confirmer — la réinitialisation est exécutée
En cas de succès, un résumé affiche :
- Nombre d'articles réinitialisés
- Valeur totale du stock avant la réinitialisation
Comment effectuer une réinitialisation de stock (Entrepôt) :
Depuis l'Écran de Détail de l'Entrepôt, appuyer sur Réinitialiser le Stock de l'Entrepôt. Les mêmes champs s'appliquent : sélection de la succursale/entrepôt, motif et confirmation.
Note Agent : Si un client dit « j'ai accidentellement réinitialisé la mauvaise succursale », les données ne peuvent pas être récupérées automatiquement. C'est une situation critique — escaladez immédiatement à votre responsable d'équipe ou au support technique.
8. Recherche de Stock
Depuis l'Écran de Détail du Commerce, appuyer sur Gérer le Stock pour accéder à l'écran de Recherche de Stock.
Cet écran permet de rechercher dans tous les produits du stock d'une succursale :
- Saisir au moins 2 caractères dans la barre de recherche pour déclencher les résultats
- Sélectionner la succursale correcte dans le sélecteur de succursale
- Les résultats affichent le nom du produit, le SKU, la quantité actuelle, le point de réapprovisionnement et le coût unitaire
Appuyer sur un produit pour ouvrir la fenêtre Ajouter du Stock et saisir une quantité à ajouter.
Résumé
| Tâche | Où |
|---|---|
| Voir les entrepôts | Tableau de bord |
| Voir les niveaux de stock d'un entrepôt | Tableau de bord → carte Entrepôt |
| Ajouter du stock à une succursale | Détail du Commerce → Gérer le Stock → rechercher produit → appuyer → Ajouter du Stock |
| Voir les mouvements de stock | Détail du Commerce → Mouvements de Stock |
| Filtrer les mouvements par produit/type | Mouvements de Stock → filtres |
| Réinitialiser le stock d'une succursale | Détail du Commerce → Gérer le Stock → Réinitialisation de Stock |
| Transférer du stock (entrepôt vers succursale) | Portail web → Stock → Entrepôt → Transfert |
Module Précédent → 08 — Rapports & Analytiques
Module Suivant → 10 — Abonnements & Facturation