Gérer les Produits & le Stock
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Module 04 — Gérer les Produits & le Stock
Objectif : Guider les clients dans l'ajout de produits, la gestion des niveaux de stock par succursale, l'utilisation des codes-barres et l'importation en masse.
1. Vue d'Ensemble
Les produits sont les articles qu'un commerce vend. Le stock est la quantité disponible de chaque produit dans chaque succursale.
Dans SmartSell :
- Les produits sont créés au niveau du commerce — un seul enregistrement produit est partagé entre toutes les succursales
- Le stock est suivi séparément par succursale — ajouter 50 unités à la Succursale A n'affecte pas la Succursale B
Cela signifie : vous créez d'abord le produit, puis vous assignez les quantités de stock à chaque succursale.
2. Accéder au Catalogue Produits
Depuis l'Écran de Détail du Commerce, appuyer sur Catalogue Produits (ou la carte KPI Produits en haut).
L'écran Liste des Produits s'ouvre et affiche tous les produits du commerce, avec :
- Image du produit ou avatar avec initiale
- Nom du produit
- Catégorie (si assignée)
- Prix de vente
Utilisez la barre de recherche en haut pour filtrer les produits par nom. Les résultats se mettent à jour après une courte pause pendant la saisie.
Faites défiler jusqu'en bas pour charger plus de produits (la liste est paginée).
3. Ajouter un Produit Individuel
Depuis l'écran Liste des Produits, appuyer sur l'icône menu (⋮) en haut à droite et sélectionner Ajouter un Nouveau Produit.
L'écran Créer un Produit s'ouvre avec les champs suivants :
| Champ | Obligatoire | Notes |
|---|---|---|
| Image du Produit | Non | Appuyer pour choisir depuis la galerie ou prendre une photo |
| Nom du Produit | Oui | Le nom affiché dans la recherche POS et sur les reçus |
| Prix de Vente | Oui | Le prix facturé aux clients |
| Prix de Revient | Non | Votre coût d'achat. Utilisé pour calculer la marge bénéficiaire dans les rapports |
| Description | Non | Description optionnelle du produit |
| Code-barres | Non | Le numéro de code-barres du produit. S'il est scanné sur le produit, le saisir ici |
| Stock Initial | Non | Quantité de départ pour la succursale par défaut |
Appuyer sur Créer le Produit pour enregistrer.
Note Agent : Encouragez les clients à toujours saisir un Prix de Revient — sans lui, les rapports de rentabilité ne seront pas significatifs. Expliquez : « Si vous savez combien vous l'avez payé, indiquez-le ici. SmartSell calculera automatiquement votre marge. »
Note Agent : Le champ Stock Initial définit la quantité de départ uniquement pour la succursale par défaut. Pour les autres succursales, le stock doit être ajouté séparément via l'écran Gérer le Stock.
4. Voir & Modifier un Produit
Appuyer sur un produit depuis la Liste des Produits pour ouvrir l'Écran de Détail du Produit, qui affiche :
- Image et nom du produit, catégorie
- Description
- Section Tarification : prix de vente, prix de revient, marge bénéficiaire (%), et prix avec taxe
- Informations Stock : SKU, code-barres et image du code-barres (si disponible)
Pour modifier le produit, appuyer sur l'icône crayon en haut à droite. L'écran de modification s'ouvre avec les mêmes champs, pré-remplis avec les valeurs actuelles.
5. Importation en Masse via Excel
Pour les clients ayant de nombreux produits, l'importation Excel est le moyen le plus rapide de démarrer.
Depuis l'écran Liste des Produits, appuyer sur l'icône menu (⋮) → Importer via Excel.
Étapes :
1. Télécharger le modèle Excel fourni (lien affiché à l'écran)
2. Remplir le modèle avec les données produits (nom, prix, coût, code-barres, etc.)
3. Appuyer sur Sélectionner le fichier et choisir le fichier Excel complété depuis l'appareil
4. L'importation démarre — l'écran affiche un suivi de progression :
- En attente → en file d'attente
- En cours → traitement en cours (affiche actuel / total)
- Succès → terminé avec succès, affiche le nombre de créés et ignorés
- Échec → une erreur s'est produite, message d'erreur affiché
L'écran actualise automatiquement la progression toutes les 2 secondes.
Note Agent : Si des lignes sont ignorées, c'est généralement qu'un champ obligatoire est manquant (le plus souvent Nom du Produit ou Prix de Vente) ou qu'un code-barres en double a été détecté. Demandez au client de vérifier ces colonnes dans son fichier Excel.
6. Importation d'Images en Masse
Si un client dispose d'images produits à ajouter en masse :
Depuis l'écran Liste des Produits, appuyer sur menu (⋮) → Importation d'Images en Masse.
Cet écran permet d'importer plusieurs images produits à la fois, qui seront ensuite associées aux produits par nom de fichier ou nom du produit.
7. Gérer le Stock par Succursale (Ajouter du Stock)
Après la création des produits, les niveaux de stock doivent être définis par succursale.
Depuis l'Écran de Détail du Commerce, appuyer sur Gérer le Stock.
L'écran de Gestion du Stock s'ouvre :
- Sélectionner la succursale dans le sélecteur en haut (si le commerce a plusieurs succursales)
- Utiliser la barre de recherche pour trouver un produit par nom, SKU ou code-barres (minimum 2 caractères requis)
- Appuyer sur un produit dans les résultats
- Une fenêtre Ajouter du Stock apparaît avec :
- Champ Quantité (obligatoire — doit être un entier positif)
- Champ Notes (optionnel — ex. « facture fournisseur n°123 ») - Appuyer sur Valider pour enregistrer
Le stock est ajouté immédiatement et un enregistrement de mouvement est créé automatiquement.
Note Agent : Quand un client dit « mon stock est incorrect », c'est ici qu'il faut le diriger. Il doit rechercher le produit et ajouter ou corriger la quantité. Il existe aussi une fonction Réinitialisation de Stock pour les corrections importantes — couverte dans le Module 09.
8. Consulter les Mouvements de Stock
Les mouvements de stock fournissent une piste d'audit complète de chaque changement de stock — entrées, sorties, ajustements et déductions de ventes.
Depuis l'Écran de Détail du Commerce, appuyer sur Mouvements de Stock.
L'écran affiche une liste de mouvements, chacun indiquant :
- Nom du produit
- Type de mouvement (code couleur : vert pour entrée, rouge pour sortie)
- Variation de quantité (+/-)
- Stock avant et après le mouvement
- Motif ou notes
- Numéro de référence
- Date et heure
- L'employé qui a enregistré le mouvement
Filtres disponibles :
- Sélecteur de succursale
- Filtre par type de mouvement (entrée, sortie, ajustement, etc.)
- Recherche par nom de produit ou SKU
Cas d'usage pour les agents : Quand un client signale que les chiffres de stock ne correspondent pas, ouvrez Mouvements de Stock, filtrez par produit et succursale pour retracer exactement ce qui a changé et quand.
9. Alertes de Stock Bas
SmartSell notifie le commerce quand le stock d'un produit dans une succursale tombe en dessous de son point de réapprovisionnement (seuil). Ce seuil est défini par produit et par succursale.
Les alertes de stock bas sont visibles :
- En tant que notifications push sur l'application mobile (si les notifications sont activées)
- Dans le portail web dans la section des alertes de stock
Dans l'écran Gérer le Stock, les produits dont la quantité est inférieure ou égale à leur seuil de réapprovisionnement sont affichés avec un indicateur de stock jaune ou rouge.
10. Indicateur de Stock dans le POS
Lors de la navigation dans les produits au POS, chaque carte produit affiche un indicateur de stock :
- Vert = Stock au-dessus du point de réapprovisionnement (bon niveau)
- Jaune = Stock au niveau ou en dessous du point de réapprovisionnement (stock bas)
- Rouge / Badge vide = Aucun stock disponible
Les caissiers peuvent quand même traiter une vente même quand un produit affiche un stock vide — SmartSell ne bloque pas les ventes selon les niveaux de stock. Cependant, le stock deviendra négatif, ce qui signale une anomalie pour que le manager puisse enquêter.
Résumé
| Tâche | Où |
|---|---|
| Ajouter un produit | Liste des Produits → Menu (⋮) → Ajouter un Nouveau Produit |
| Modifier un produit | Détail du Produit → Icône crayon |
| Importer des produits en masse | Liste des Produits → Menu (⋮) → Importer via Excel |
| Ajouter du stock à une succursale | Détail du Commerce → Gérer le Stock |
| Voir les mouvements de stock | Détail du Commerce → Mouvements de Stock |
| Voir tous les produits | Détail du Commerce → tuile Catalogue Produits |